Assistant(e) des relations institutionnelles et chargé(e) de communication H/F (48)
Udaf de Lozère – poste basé à Mende – CDI Temps plein – Poste à pouvoir en septembre 2022
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Offre d’emploi
L’Udaf de la Lozère recrute pour son siège situé à Mende :
un(e) Assistant(e) des relations institutionnelles
et chargé(e) de communication
Forte d’un diplôme Bac +2 au minimum et d’une expérience de secrétariat de direction, la personne retenue se verra confier les missions suivantes :
Au niveau du secrétariat :
Présidence et administrateurs :
- gestion avec le Président de son agenda, organisation matérielle de ses déplacements et réunions, suivi administratif, courriers ;
- contacts avec les administrateurs et suivi de leurs représentations ;
- préparation, envoi et suivi des convocations aux réunions institutionnelles ;
- présence aux réunions statutaires et préparation des comptes rendus : réunions du bureau, du Conseil d’Administration, de l’Assemblée Générale, de la Commission de contrôle et autres commissions ;
- veille au respect des procédures ;
- organisation matérielle des réunions des élus.
Représentations :
- réalise le suivi des représentations familiales et diffuse des informations aux représentants ;
- assure la saisie et le suivi administratif sur Rézo et les compte rendus des représentations sur Contribution (applications spécifiques à l’Unaf).
Associations adhérentes et Unaf :
- relations avec les contacts administratifs de notre réseau tels que l’Uraf et l’Unaf ;
- suivi des associations adhérentes et de leurs activités, saisie des listes d’adhérents sur Adhélis (application Unaf), suivi des droits de vote ;
- collecte des données et saisie de l’ensemble des éléments obligatoires pour l’Unaf et nos autres financeurs dans les logiciels spécifiques ;
- préparation et suivi de la répartition du fonds spécial ;
- participation au groupes Unaf sur Rézo, à des réunions nationales Unaf thématiques par visioconférence ;
- participe à la rédaction du rapport d’activités des services ;
- assure le classement et l’archivage des registres et documents associatifs.
Au niveau de la communication :
- contribution à la mise en place et animation du plan de communication de l’Udaf de la Lozère : nouveau site internet, réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Twitter…), presse ;
- contribution à la rédaction de différents supports de communication papier et internet ;
- communication auprès de nos adhérents associatifs et nos familles ;
- mise à jour des visuels et dépliants ;
- participation aux « Jeudis de la Comm », réunions nationales Unaf thématiques par visioconférence ;
- organisation d’évènements : inauguration de nouveaux locaux, création d’évènements récurrents…
Fonctionnement :
- participation aux réunions de l’équipe d’encadrement ;
- préparation de dossiers spécifiques ;
- rend compte régulièrement de ses missions au directeur et lui transmet toute information importante.
Compétences :
- maitrise des compétences d’assistanat de direction ;
- connaissance du secteur social et associatif ;
- capacité d’analyse, de proposition, d’anticipation et d’organisation.
Qualités indispensables :
- confidentialité ;
- sens de l’organisation ;
- travail en équipe ;
- rigueur et diplomatie ;
- loyauté et discrétion ;
- force de proposition et pro-activité ;
- grande aisance rédactionnelle et facilité pour la communication ;
- maitrise des outils informatiques et de communication ;
- disponibilité pour les réunions statutaires souvent hors des horaires et des journées traditionnelles de travail.
Des déplacements sur le département et la région sont à prévoir et occasionnellement à Paris et sur l’ensemble des territoires notamment lors des journées nationales de l’Unaf et de formations.
L’Assistante dispose d’un bureau, de tous les moyens bureautiques, de communication et de déplacement disponibles au sein du service.
Poste :
Poste rattaché au directeur.
CDI Temps plein.
Poste à pouvoir en septembre 2022.
Permis de conduire en cours de validité indispensable.
Rémunération :
Suivant la convention collective nationale du 15 mars 1966 avec possibilité de reprise d’ancienneté.
Contact :
Candidature à adresser avec CV et lettre de motivation à : Afficher l'email
Les candidates et candidats retenus seront reçus en entretien le vendredi 9 septembre 2022 à l’Udaf de Lozère à Mende.
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