UNAF - Guide « Téléprocédures & familles »

Publication

Guide « Téléprocédures & familles »

23/11/2002

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Guide Téléprocédures et Familles (.pdf)
Pourquoi ce Guide ?

Les nouvelles technologies de l’information et de la communication,
sont une formidable opportunité pour simplifier votre vie quotidienne
et pour renforcer les liens sociaux et les solidarités intergénérationnelles.

L’information et l’accompagnement de toutes les familles sur ces opportunités
deviennent alors un véritable enjeu de société. Tout
d’abord, pour que le dialogue entre parents et enfants sur les usages,
les risques et les potentialités de l’internet, permette à
celui-ci de rester un espace où s’exerce pleinement la responsabilité
parentale. Mais aussi afin que les usages familiaux ne se résument
pas aux seuls aspects commerciaux et qu’ils puissent inclure des pratiques
citoyennes et pédagogiques de l’Internet.

Le développement de l’administration en ligne s’inscrit pleinement
dans cet objectif parce qu’il doit permettre d’améliorer le service
qui vous est rendu, en le personnalisant à vos attentes et à
vos aspirations, et parce qu’il permet aussi de vous faire gagner du temps
et facilite la conciliation des différents temps de la vie, professionnelle,
privée et familiale.

La plupart des institutions publiques ont déjà leur site
internet, cet objectif commence donc à devenir réalité
 : à l’heure actuelle il est possible d’effectuer sur internet une
demande de bourse ou de logement étudiant, d’obtenir un acte d’état-civil,
de payer ses impôts ou encore de s’inscrire à un concours
sans avoir à téléphoner où à se déplacer.
Mais il n’est pas toujours simple de s’y retrouver face à la multitude
des sites et des services qui visent à répondre aux mieux
à vos besoins.

Le premier objectif de ce guide est donc de recenser les démarches
administratives existantes tant au niveau national que local.

Mais si la généralisation d’une administration en ligne
va améliorer le traitement de la demande des citoyens, elle ne
va pas sans un certain nombre d’interrogations : sera-t-on obligé
de recourir systématiquement à l’internet pour certaines
démarches ? Les procédures de paiement sont-elles sécurisées
 ? Le fonctionnement de ces services est-il suffisamment fiable ? N’y a-t-il
pas de risques d’atteintes à notre vie privée ?

Le deuxième objectif de ce guide est d’apporter des réponses
à toutes ces questions pour aujourd’hui et pour demain.

Les
démarches administratives proposées aujourd’hui sur internet

De plus en plus de démarches administratives sont désormais
possibles pour les particuliers sur internet que ce soit au niveau de
l’Etat, des collectivités locales (mairies, départements,
régions) ou des organismes sociaux (CAF, CPAM, URSSAF, ANPE).

Deux grands types de services sont proposés sur les sites des
pouvoirs publics

Le téléchargement de formulaires en ligne

Les sites internet de ces institutions permettent de se procurer à
distance près de 1200 formulaires administratifs (soit environ
deux tiers de l’ensemble des formulaires). L’internaute doit alors les
remplir et les renvoyer par courrier aux services concernés.

Ainsi, les préfectures disposant d’un site internet proposent
de télécharger une grande partie des formulaires que vous
pouvez être amené à lui demander (cela va de la déclaration
d’acquisition d’armes à une demande de passeport, de RMI ou encore
de permis de construire).

Le site gouvernemental http://www.service-public.fr
propose une liste de ces services accessibles aux particuliers (déclaration
d’achat de véhicule d’occasion à la préfecture, déclaration
d’accident de travail, indemnisation du chômage partiel, etc.).

Les démarches intégrales en lignes

Ensuite, au-delà des formulaires que l’on peut imprimer, l’Etat
et les collectivités locales vous proposent aussi un certain nombre
de démarches que vous pouvez faire intégralement depuis
un ordinateur connecté au réseau Internet : c’est ce que
l’on appelle des téléservices (ou téléprocédures).
Avec cette nouvelle forme de services, vous pouvez désormais, de
votre lieu de travail, de votre domicile ou d’un point d’accès
public à l’internet (il en existe plus de 3000 dont 800 sont des
espaces publics numériques), payer vos impôts, faire une
demande d’extrait de naissance ou encore répondre à une
annonce de l’ANPE sans vous déplacer ni envoyer le moindre courrier
et ce à n’importe quel moment de la journée.

Grâce à ce guide vous pourrez connaître tous les téléservices
aujourd’hui accessibles. Pour plus de clarté, nous allons vous
présenter d’une part les démarches proposées par
l’Etat et ses services déconcentrés (préfectures,
direction départementale de l’équipement) et, d’autre part,
celles accessibles sur le site d’une collectivité locale.


LES TELESERVICES PROPOSES PAR L’ETAT

Les évènements de la vie des familles

L’aide aux familles

Suivi des dossiers d’allocations familiales (paiements, remboursements,
attestations)
http://www.caf.fr
Consultation des remboursements de la sécurité sociale
http://www.cnamts.fr
Calcul de l’aide au logement
http://www.caf.fr/simulog/

Enseignement, étudiants

Demande d’aide au logement pour les étudiants
http://www.caf.fr
Demande de bourse ou de logement étudiant
http://www.cnous.fr

Etablir ou renouveler ses papiers

Carte nationale d’identité

Suivi des demandes de cartes nationales d’identité
http://www.interieur.gouv.fr

Casier judiciaire

Demande d’extrait de casier judiciaire - bulletin n°3 (les envois
de bulletins n°3 s’opéreront par lettre recommandée
avec accusé de réception lorsque le bulletin portera mention
d’une condamnation)
http://www.cjn.justice.gouv.fr

Accès aux autorités judiciaires

Signalement aux autorités judiciaires d’un site ou service en
ligne à caractère pédophile
http://www.internet-mineurs.gouv.fr

Etat-civil, Intérieur

Demande de copie ou d’extrait d’actes (naissance, mariage…) pour
les ressortissants français
http://www.diplomatie.gouv.fr/etrangers

Ce type de demande est également disponible sur les sites de certaines
collectivités locales (cf. téléservices des collectivités
locales).

La recherche d’un emploi

Abonnement aux offres d’emploi et candidature aux annonces de l’ANPE
http://www.anpe.fr
Abonnement aux offres d’emploi et candidature aux annonces de l’APEC
http://www.apec.fr
Candidature aux annonces de concours de la fonction publique
http://fonction-publique.gouv.fr
http://fonction-publique.gouv.fr
etc.
Candidature au volontariat international
http://www.civi.gouv.fr

Satisfaire à ses obligations fiscales

Calcul du montant de son imposition
http://www.impots.gouv.fr
Calcul et simulation de son taux d’imposition
http://www.minefi.gouv.fr
Déclaration de ses impôts en ligne (en ce qui concerne les
réductions fiscales il n’est plus nécessaire de fournir
les pièces justificatives ouvrant droit à une réduction
d’impôts, il suffit de les garder dans l’éventualité
d’un contrôle fiscal…)
http://www.ir.dgi.minefi.gouv.fr
Depuis l’année 2001, il est possible de payer ses impôts
ou encore de faire une demande de mensualisation
http://www.impots.gouv.fr
Il vient d’être créé un " compte fiscal unique
" (ADONIS) qui permet à chaque internaute-usager d’avoir un
accès direct, permanent et confidentiel à certaines des
informations fiscales le concernant
http://www.ir.dgi.minefi.gouv.fr

Si vous êtes un employeur

Calcul, déclaration et paiement du montant des cotisations Urssaf
http://www.urssaf.fr
Effectuer une Déclaration Unique d’Embauche (DUE)
http://www.urssaf.fr
Effectuer les déclarations sociales
http://www.net-entreprises.fr


LES TELESERVICES PROPOSES PAR LES SERVICES DE L’ETAT DANS LES DEPARTEMENTS ET LES REGIONS

Les préfectures proposent aussi des téléservices
(pour avoir l’adresse du site internet où l’on peut faire la démarche,
il suffit de taper www. suivi du nom du département suivi de .pref.gouv.fr,
par exemple www.oise.pref.gouv.fr) :
- Demande de certificat d’immatriculation d’un véhicule
- Demande de duplicata de certificat d’immatriculation d’un véhicule
suite à un perte ou un vol
- Demande de visite médicale pour le permis de conduire

Trois démarches sont aussi proposées par les directions
départementales de l’équipement (pour connaître le
site il suffit de taper le nom du département suivi de equipement.gouv.fr,
par exemple www.calvados.equipement.gouv.fr)
 :
- Consultation de l’état d’avancement d’une demande de permis de
construire
- Accès au schéma directeur et plan d’occupation de sols
du département
- Aide juridique en ligne concernant les problèmes d’urbanisme
et d’équipement

LES TELESERVICES PROPOSES PAR LES COLLECTIVITES LOCALES

Tout comme l’Etat, les collectivités locales disposant d’un site
internet permettent le téléchargement d’à peu près
tous leurs formulaires. Elles proposent par ailleurs toutes sortes d’informations
locales.

De nombreuses collectivités proposent également des téléservices.
Ils sont cependant un peu différents de ceux qu’offrent l’Etat
puisque ce sont principalement des services dits de "proximité".

Il est aussi intéressant de noter que certaines collectivités
ont mis en œuvre des espaces de discussion à la fois entre
les usagers et la collectivité et entre les usagers eux-mêmes.

Comment accéder aux sites des collectivités locales
 ?

Il n’existe pas aujourd’hui de règles imposant aux collectivités
locales des noms de domaines bien définis

- En ce qui concerne les mairies, l’AFNIC (Association Française
pour le Nommage Internet en Coopération) et l’association des maires
de France ont édicté une charte de nommage précisant
que les noms de domaines des mairies doivent être soit :
1) Le nom de la mairie suivie de fr : www.dijon.fr
2) Le mot " mairie " suivi d’un trait d’union puis du nom de
la ville : www.mairie-lille.fr
3) Le mot " ville " suivi d’un trait d’union puis du nom de
la ville : www.ville-montpellier.fr
Cependant : de nombreuses mairies n’ont pas adopté cette charte,
qui n’a aucune valeur impérative, c’est ainsi que des mairies ne
sont pas recensées en .fr mais en .com (exemple : mairie d’Issy-les-Moulineaux
www.issy.com) ou encore en .org : www.marcq-en-baroeul.org.
Dans tous les cas, vous pouvez trouver l’adresse du site internet de votre
collectivité en utilisant un moteur de recherche (Google, Yahoo,
Altavista, etc.)

- En ce qui concerne les conseils régionaux trois types d’adresse
existent :
1) Le nom de la région seulement : www.iledefrance.fr
2) Le mot " cr " (pour conseil régional) suivi d’un trait
d’union et du nom de la région : www.cr-limousin.fr.

3) Le mot " région " suivi d’un trait d’union puis du
nom de la région : www.region-bretagne.fr

- La confusion est moins grande en ce qui concerne les conseils généraux
 : ils sont recensés plus simplement : par exemple, pour trouver
le site du conseil général des Yvelines, il suffit de taper
" cg " (pour conseil général) suivi du numéro
de département et de fr : www.cg78.fr

En cas de difficultés pour trouver le site, une solution peut
être de recourir au site de l’administration publique www.service-public.fr
et lancer une recherche sur le nom de la collectivité locale

Les informations locales

Dès lors qu’une collectivité dispose d’un site internet,
vous êtes certain de pouvoir y trouver au moins les informations
suivantes :
- Une présentation de l’exécutif local (avec parfois photos
des élus, leur adresse électronique pour pouvoir les joindre
etc.) et de ses réalisations ;
- Des renseignements pratiques (les horaires d’ouverture des services,
les pièces qu’il faut apporter pour une démarche, les adresses
des commerçants, les associations locales etc.) ;
- Des informations sur vos droits et démarches ;
- Une présentation des activités et réalisations
économiques, culturelles ou sociales de la collectivité.

Les téléservices les plus fréquents

Etat-civil
- Demande de copie ou d’extrait d’actes (naissance, mariage…)

Relations avec la collectivité
- Envoi d’annonces de manifestations, évènements etc.
- Accès aux délibérations de l’exécutif local
(conseil municipal etc.)
- Prise de rendez-vous (avec le maire, un agent communal, tel ou tel service
etc.)
- Questions, réclamations aux élus

Exemples de téléservices de proximité offerts par
certaines collectivités locales (liste non exhaustive)

Les événements de la vie des familles

Enseignement
- Inscription à l’école (mairie et district de Parthenay
(Deux-Sèvres) www.district-parthenay.fr)
 ;
- Inscription à la cantine (mairies de Parthenay, de Niort (Deux-Sèvres)
www.vivre-a-niort.com) ;
- Inscription à la garderie (mairie de Parthenay) ;
- Inscription à l’école d’arts plastiques (mairie de Niort).

Vie culturelle
- Inscription à une bibliothèque/médiathèque,
demande de documentation (mairies de Montpellier www.ville-montpellier.fr,
de Guéret www.ville-gueret.fr,
de Chambly (Oise) www.ville-chambly.fr,
de Parthenay, de Brest www.mairie-brest.fr,
conseil général de l’Oise (www.cg60.fr) ;
- Réservation d’un document ou d’une place en salle de lecture
(mairies de Limoges www.bm-limoges.fr,
Montpellier) ; consultation de l’état des prêts ou du catalogue
(mairies de Grenoble www.bm-grenoble.fr
de Dijon www.bm-dijon.fr, d’Issy-les-Moulineaux
www.issy.com/mediatheque,
de Valenciennes www.ville-valenciennes.fr).
- Réservations (et parfois paiement en ligne) pour des spectacles
(mairies de Marseille (www.mairie-marseille.fr,
d’Issy-les-Moulineaux (Hauts-de-Seine) www.issy.com,
de Guéret, de Cannes www.cannes.fr).

La recherche d’un emploi
- Candidature d’offres et de recherches d’emploi (mairies de Parthenay,
de Brest, de Strasbourg www.mairie-strasbourg.fr,
de Vandoeuvre-lès-Nancy www.mairie-vandoeuvre.fr,
d’Agen www.ville-agen.fr, et de
nombreux conseils généraux (Yvelines www.cg78.fr
, Val-d’Oise www.cg95.fr etc.).

Les relations avec la collectivité (demande d’autorisation,
urbanisme…)
- Demande d’intervention des services municipaux et demande d’enquête
sanitaire (mairie de Montpellier www.ville-montpellier.fr) ;
- Demande d’autorisation d’ouverture temporaire de débit de boissons
(mairie de Parthenay) ;
- Demande d’autorisation pour l’incinération de végétaux
(mairies de Gluiras, de Montgiscard (Haute-Garonne) www.montgiscard.fr
, d’Evry-Gregy-sur-Yerres (Seine-et-Marne) www.mairie-evry-gregy.fr) ;
- Demande de certificat d’urbanisme (mairie de Gluiras (Ardèche)
www.mairie-gluiras.fr) ;
- Consultation du cadastre et accès au Système d’Information
Géographique (mairies de Gluiras, de Parthenay, conseil général
du Calvados www.cg14.fr).

Vos préoccupations, nos réponses

Même pour un internaute chevronné, faire ses démarches
administratives par internet pose de nombreuses questions auxquelles nous
souhaitons répondre.

EST-IL OBLIGATOIRE DE FAIRE UNE DEMARCHE ADMINISTRATIVE SUR INTERNET
 ?

NON. Les téléservices proposés n’existent que pour
simplifier et harmoniser les démarches des usagers. Il est toujours
possible de s’en tenir aux procédures classiques en s’adressant
à l’administrationau guichet ou par courrier. Pour le gouvernement,
il s’agit avant tout d’offrir àl’usager le choix du mode de contact
avec lequel il se sent le plus à l’aise. La seule exception concerne
les grandes entreprises qui ont l’obligation de déclarer et de
payer leur TVA par internet.

COMMENT PROUVER QUE MADEMANDEA BIEN ETE ENREGISTREE ?

LA PREUVE VA DE L’ACCUSÉ DE RÉCEPTION A L’ATTRIBUTION D’UN
NUMERO PERSONNEL. Une démarche relativementanodinecomme une demande
d’extrait d’acte de naissance sera confirmée par un simple affichage
sur l’écran du bon enregistrement de la demande qui sera après
envoyé par courrier. En revanche, une demande plus complexe, comme
une demande de bourse ou de logement, sera suivie par l’attribution d’un
numéro personnel et de l’envoi d’un accusé de réception.

Y A-T-IL UN INTERLOCUTEUR DIRECT OU AU MOINS FACILEMENT IDENTIFIABLE
POUR CORRESPONDRE AVEC L’ADMINISTRATION SUR L’INTERNET ?

OUI. Les administrations ont mis en place des correspondants ad hoc qui
communiquent directement avec l’usager ; certaines ont même instauré
la possibilité de prendre en ligne un rendez-vous téléphonique
(c’est le cas pour les caisses d’allocations familiales par exemple).
De plus, il faut savoir que tout site internet doit mentionner expressément
auprès de quelle personne ou service l’internaute peut avoir un
accès aux données informatisées le concernant (article
34 de la loi dite Informatique et Libertés du 6 janvier 1978) :
ceci doit se formaliser par l’affichage, sur le site, d’un lien vers un
contact (le plus souvent le webmaster) qui répercutera votre demande
à qui de droit.

UN RECOURS EN LIGNE EST-IL POSSIBLE ?

OUI, EN THEORIE POUR SAISIR L’ADMINISTRATION MAIS PRATIQUEMENT PAS DANS
L’IMMEDIAT. En théorie, il n’y a pas de raison pour que l’on ne
puisse pas contester une décision administrative par courrier électronique
comme on peut le faire par courrier traditionnel. La seule réserve
est qu’il faut pouvoir établir la date précise de l’envoi
du recours à l’administration. Or dans la pratique, et même
si la Poste a annoncé pour 2003 le lancement d’un service de lettre
recommandée 100% électronique, il n’y a pas actuellement
de moyens d’établir avec certitude la date de l’envoi. Dans ces
conditions, le recours en ligne n’est pas conseillé.

OUI, C’EST POSSIBLE POUR SAISIR LE JUGE ADMINISTRATIF. Pour saisir le
juge administratif (tribunal administratif ou Conseil d’Etat), il est
en principe possible d’utiliser le courrier électronique, comme
l’a jugé le Conseil d’Etat dans un arrêt du 28 décembre
2001. La requête formée par courrier électronique
interrompt le délai de recours contentieux, mais elle doit être
régularisée ultérieurement par un envoi de courrier
papier, qui sera quant à lui signé, voire revêtu d’un
timbre fiscal quand celui-ci est obligatoire. Le courrier électronique
peut ainsi être utilisé dans les mêmes conditions que
la télécopie. Néanmoins, les mêmes réserves
que pour un recours auprès de l’administration doivent être
faites en matière de preuve de la date d’envoi du courrier électronique.

QU’EST-CE QUI ME PROUVE QUE MA DEMANDE A ETE FAITE EN TOUTE CONFIDENTIALITE
ET QUELS MOYENS L’ADMINISTRATION A-T-ELLE POUR AUTHENTIFIER L’AUTEUR DE
LA DEMANDE ?

LES RENSEIGNEMENTS ET L’AUTHENTIFICATION DEMANDÉS DÉPENDENT
DE LA DÉMARCHE. Lors d’une démarche relativement anodine
comme une demande d’extrait d’acte de naissance, l’administration vous
authentifie grâce à un certain nombre de renseignements personnels
comme les dates de naissance de vos parents où votre numéro
de pièce d’identité ou de permis de conduire. Une démarche
plus " sensible " (déclaration de revenus…) se réalise
par une autre forme d’authentification (en plus des données personnelles
 : attribution d’un numéro confidentiel et d’un certificat numérique),
qui vous permettra alors d’avoir accès à un site et à
une procédure sécurisé (dits sites https). De façon
générale, c’est d’abord par le biais des renseignements
que vous donnerez (nom, prénoms, date de naissance etc.) que l’administration
pourra vous identifier comme étant bien l’auteur de la demande.
Ensuite des envois courriers et de nouveaux échanges par internet
sécurisé viendront permettre de compléter cette authentification.

N’Y A-T-IL PAS DE RISQUES D’UTILISATIONS ABUSIVES PAR L’ADMINISTRATION
DES DONNEES PERSONNELLES AINSI COLLECTEES (RISQUES DE RAPPROCHEMENT DE
MON DOSSIER EMPLOI AVEC CELUI DES IMPOTS OU DE LA SECURITE SOCIALE PAR
EXEMPLE) ?

NON. Par principe, les données personnelles d’un particulier ne
peuvent être collectées par une administration que pour une
finalité précise. On ne peut déroger à ce
principe que de manière exceptionnelle. Ainsi, une administration
ne peut communiquer des informations à une autre que si le transfert
est prévu et encadré par la loi et dans le cadre d’objectifs
limitativement définis. Ces dérogations sont soumises au
contrôle de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés
(CNIL). La CNIL est une autorité administrative indépendante
qui protège votre vie privée sur le net, veille à
ce qu’il n’y ait pas d’interconnexions illégales ou injustifiées de fichiers
et à ce que soit respecté le " principe de finalité
" qui veut que tout renseignement demandé ne le soit que dans
un but précis, pour un organisme bien identifié et pour
une durée déterminée.

PUIS-JE ADRESSER MES PAIEMENTS A L’ADMINISTRATION SUR L’INTERNET EN
TOUTE SECURITE ?

OUI, MAIS SEULEMENT POUR CERTAINS PAIEMENTS. Sur le plan technique, rien
ne s’oppose à ce que les particuliers adressent à l’administration
un paiement par le biais de l’internet. En effet, des techniques de sécurisation
comparables à celles des sites marchands les plus exigeants sont
utilisées (notamment par des procédés de cryptage
appropriés). Cependant, les seuls services que les particuliers
peuvent actuellement payer en ligne portent sur le règlement de
certains impôts (impôts sur le revenu, contributions solidaires,
taxe d’habitation, taxes foncières) pour lesquels il est possible
d’envoyer des ordres de paiement à l’administration. La procédure
de paiement commence par une inscription en ligne. Les particuliers reçoivent
ensuite une autorisation de prélèvement préremplie
qu’ils doivent renvoyer signée par la poste. Après validation
par l’administration, ils recevront par l’internet un numéro d’enregistrement
de l’ordre de paiement qui leur servira de justificatif de l’ordre de
paiement. Toutes les opérations donnent lieu en parallèle
à un accusé de réception papier.

PUIS-JE DECLARER MES REVENUS PAR L’INTERNET EN TOUTE SECURITE ?

OUI. Les techniques de sécurisation du site de l’administration
fiscale sont équivalentes à celles des sites marchands (cf
question précédente). Aujourd’hui, le particulier peut déclarer
par l’internet ses impôts sur le revenu. Cette déclaration
s’effectue après la délivrance à chaque contribuable
d’un certificat électronique, sorte de carte d’identité
protégée par des clés de chiffrement. Ce certificat,
valable trois ans, permet à son détenteur de déclarer,
sans avoir à faire de nouvelles formalités, ses revenus
sur internet et d’accéder à tout moment à son dossier
fiscal.

Guide " Téléprocédures et familles "
réalisé par :
Le Secrétariat d’Etat à la réforme de l’Etat (http://www.fonction-publique.gouv.fr)
La Délégation interministérielle à la famille
(http://www.famille-enfance.gouv.fr)
L’Union nationale des associations familiales (http://www.unaf.fr)
Le Forum des droits sur l’internet (http://www.foruminternet.org)

 


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